Participação e votação a distância em reuniões e Assembleias

Uma das grandes inovações trazidas pela Medida Provisória 931/2020 foi a possibilidade dos sócios, acionistas ou associados poderem participar e votar a distância em reuniões e assembleias sociais virtuais ou semipresenciais. Caso haja a conversão em lei da MP 931, os dispositivos que tratam deste assunto serão acrescentados definitivamente à Lei das S.A e ao Código Civil.

Para regulamentar essa nova forma de participação e votação em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração editou a Instrução Normativa nº 79, em 14/04/2020, estabelecendo as seguintes formas para a realização dos conclaves:

• semipresenciais, quando a participação e votação puder ser presencialmente realizada no local físico da realização do conclave, mas também a distância; ou
• digitais, quando os acionistas, sócios ou associados só puderem participar e votar a distância, mediante envio de boletim de voto a distância, ou via sistema eletrônico, sendo que nesse caso será necessário registrar a sua presença no sistema eletrônico.

Em qualquer caso, a Sociedade deve adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos os acionistas, sócios ou associados participem e votem a distância e, com relação ao conclave, deve garantir:

• a sua segurança, confiabilidade e transparência;
• o registro de presença e de voto dos sócios, acionistas ou associados;
• a preservação do direito de participação a distância do acionista, sócio ou associado durante toda a sua duração;
• o exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio associado;
• a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante a reunião ou assembleia;
• a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;
• a sua gravação integral, que deverá ficar arquivada na sede da sociedade, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la; e
• a participação de administradores, de pessoas autorizadas a participar, e de pessoas cuja participação seja obrigatória.

É importante destacar que todas as demais regras atinentes às reuniões e assembleias como a convocação (que deve informar em destaque que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, com indicação de endereço eletrônico na internet onde as informações completas devem estar disponíveis de forma segura), instalação, disponibilização de documentos, formalização em ata, entre outras, continuam em vigor e devem ser adaptadas ao novo regramento, inclusive as específicas previstas no contrato ou estatuto social da sociedade ou da cooperativa.

Para as companhias abertas, a Comissão de Valores Mobiliários estendeu a todas as categorias a possibilidade de voto a distância, por meio de Instrução CVM nº 622, de 17/04/2020, e regulamentou a participação do acionista em assembleias exclusiva ou parcialmente digitais. A companhia aberta deverá garantir que o sistema eletrônico assegure o registro de presença dos acionistas e dos respectivos votos, assim como, na hipótese de participação a distância, (i) a possibilidade de manifestação e de acesso simultâneo a documentos apresentados durante a assembleia que não tenham sido disponibilizados anteriormente, (ii) a gravação integral da assembleia e (iii) a possibilidade de comunicação entre os acionistas.

Por fim, faz-se necessário esclarecer que as reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Coronavírus poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados de companhias fechadas, sociedades limitadas ou associações se façam presentes, ou declarem expressamente sua concordância. Nas companhias abertas deve ser feito comunicado de fato relevante disponibilizando as informações necessárias com antecedência de, no mínimo, cinco dias.

Estamos à disposição para prestar quaisquer esclarecimentos ou auxílio que se fizerem necessários.